Organisation
Wie werden die Anrufe technisch zu Ihnen umgeleitet?
Sie erhalten eine eigene Rufnummer, auf die Sie Ihre Anrufe umleiten können. Ich empfehle eine automatische Umleitung, damit Ihr Team die Telefonate nicht manuell anpassen muss.
Wie funktioniert das Reporting?
Sie erhalten Zugang zu Ihrem eigenen Dashboard. Dort sehen Sie alle eingehenden und ausgehenden Anrufe sowie Gesprächsminuten. Ebenfalls sehen Sie, was ich koste und welchen Umsatz ich Ihnen bringe. Die Daten lade ich monatlich hoch.
Wie erfolgt die Kommunikation zwischen Ihnen und unserem Team?
Die Kommunikation erfolgt größtenteils direkt im PMS – in der Reservierungsmaske in Form von z. B. Traces oder Notes. Die tägliche Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse werden am Ende der Schicht per E-Mail gesendet, damit sie leicht im Team weitergeleitet werden können.
Wie erhalten Sie Zugang zu unserem internen Buchungssystem (PMS)?
Der Zugang erfolgt über den Login einer Cloud-Version oder über eine VPN-Verbindung.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit oder bestimmte Kündigungsfristen?
Um Flexibilität zu gewährleisten, biete ich Verträge ohne Mindestlaufzeit an. Der Telefonservice ist monatlich kündbar.
Mit welchem PMS kennen Sie sich aus?
Ich bin vertraut mit OPERA (Cloud & Web Version), Protel Air und Ibelsa. Wenn Sie ein anderes System nutzen, ist das völlig in Ordnung, weil die Abläufe oft ähnlich sind und ich mich schnell in neue Systeme einarbeite.
Unsere Prozesse sind sehr individuell. Können Sie unsere Gäste wirklich unterstützen, ohne selbst im Hotel zu sein?
Ja, mit meinem entwickelten Onboarding-Prozess ist das möglich. Nach Vertragsabschluss beginnt eine Reihe an Maßnahmen, die es mir ermöglicht, mich gründlich in die Besonderheiten Ihres Hotels einzuarbeiten.
Zunächst sende ich Ihnen einen Fragebogen mit wichtigen Informationen zu, der mir ermöglicht meine Arbeit extern optimal zu erledigen. Vor Beginn meiner Arbeit, liegt es mir besonders am Herzen, Ihren Betrieb persönlich zu erleben und zu verstehen. Deshalb besuche ich Sie vor Ort, um Ihr Team, den Alltag und vor allem das Gefühl Ihres Hauses kennenzulernen.
Durch bereitgestellte Unterlagen, wie Ihre Webseite, digitale Gästemappe sowie Zugänge zu Buchungs- und Managementsystemen kann ich mich schnell mit Ihren Angeboten, Zimmerkategorien und Services vertraut machen. Zusätzlich nutze ich meine Erfahrung aus der 5-Sterne-Hotellerie, um schnell die Besonderheiten Ihres Betriebs zu verstehen.
Dieser Prozess ist flexibel gestaltet und wird individuell an die Bedürfnisse und Ressourcen Ihres Hotels angepasst, um eine effiziente Einarbeitung zu gewährleisten.
Service Qualität
Können die Anrufe individuell auf unser Hotel und unsere Anforderungen zugeschnitten werden?
Ja, absolut. In einem kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen. Nach Vertragsabschluss erhalten Sie im Rahmen des Onboarding-Prozesses einen Fragebogen, in dem spezifische Vorgehensweisen, wie beispielsweise der Umgang mit Beschwerden oder die Ansprache der Gäste, festgehalten werden.
Was passiert, wenn ein Anruf nicht sofort beantwortet werden kann?
Kein Anruf geht verloren. Sollte ich gerade mit einem anderen Gast telefonieren, erhalte ich von meiner Telefonanlage eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Nummer des Anrufers. Ich rufe den Gast umgehend zurück, um sicherzustellen, dass alle Anliegen zeitnah bearbeitet werden.
Wie gehen Sie mit speziellen Gästeanfragen um?
Sollte ich eine Anfrage nicht direkt beantworten können, nehme ich alle relevanten Informationen des Gastes, wie Name, Telefonnummer und Anliegen, auf. Diese leite ich in meiner täglichen E-Mail-Zusammenfassung an das Hotel weiter, damit Ihr Team den Gast kontaktieren kann.
Sind Sie mit unserer Region und den lokalen Gegebenheiten vertraut?
Ja, ich nehme mir die Zeit, mich intensiv mit Ihrer Region und den Besonderheiten Ihres Hotels vertraut zu machen. Dabei nutze ich Informationen von Ihrer Webseite, Gästemappen oder anderen bereitgestellten Unterlagen. So stelle ich sicher, dass ich den Gästen umfassende und hilfreiche Auskünfte geben kann.
Verfügbarkeit
Übernehmen Sie auch Vertretungen, z.B. bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit?
Ja, ich springe auch kurzfristig ein. Ganz gleich, ob es sich um eine geplante Urlaubsvertretung oder einen unerwarteten Ausfall im Team handelt.
Ist es möglich, den Telefonservice nur zeitweise oder auch dauerhaft zu buchen?
Ja, beides ist möglich. Sei es während einer Renovierung oder für eine saisonale Unterstützung – ich passe mich Ihren Bedürfnissen an. Auch eine dauerhafte Zusammenarbeit ist selbstverständlich möglich. Die Details dazu können wir gerne in einem Gespräch besprechen.
Wie groß ist Ihr Team?
Ich bin aktuell noch alleine, aber optimistisch in den nächsten Monaten erste Mitarbeiter einzustellen.
Datenschutz
Wie werden Daten geschützt und die Privatsphäre gewährleistet?
Der Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Gäste haben höchste Priorität. Ich halte mich strikt an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie erhalten von mir einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, in dem Sie unter anderem meine technisch organisatorischen Maßnahmen wiederfinden. Falls gewünscht, schließen wir zusätzlich gerne eine Vertraulichkeitsvereinbarung ab.
Kontakt
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Schreiben Sie mir eine Nachricht per E-Mail an mail@tanjachakraborty.de oder über das Kontaktformular.
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